Application Process

Informationen zur Datenverarbeitung

V2 (022024)

Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt Fachhochschule Vorarlberg GmbH den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy application manager sowie durch Fachhochschule Vorarlberg GmbH informiert.

Gemeinsame Verantwortlichkeit

Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von Fachhochschule Vorarlberg GmbH besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von Fachhochschule Vorarlberg GmbH und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy application manager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.

Datenverarbeitung durch die New Work SE

onlyfy application manager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy application manager ebenso wie das berufliche soziale Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.

Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit Fachhochschule Vorarlberg GmbH zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.

Bewerbungen mit onlyfy application manager

Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).

Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung

Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von Fachhochschule Vorarlberg GmbH in onlyfy application manager erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für Fachhochschule Vorarlberg GmbH eingeschränkt einsehbar.

Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager

Kalenderfunktion

Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.

WhatsApp Bewerbung

Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy application manager eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.

Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp" werden über eine Schnittstelle in onlyfy application manager übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp" Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy application manager.

Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy application manager übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy application manager in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.

Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes

Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse" sowie "besondere Kategorien von Daten" statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten". Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.

Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Wir berücksichtigen die für den Datenschutz in Österreich geltenden gesetzlichen Bestimmungen.

Präambel

Die FH Vorarlberg GmbH verwendet für die Durchführung von Bewerbungsverfahren für offene Stellen das E-Recruiting System „Prescreen“ unter der Domain *.jobbase.io, auf dem Unternehmen Stellenanzeigen schalten sowie Bewerbungen empfangen und verwalten können, welches von der Prescreen International GmbH, Mariahilfer Straße 17, 1060 Wien (nachfolgend „Prescreen“) betrieben wird. In diesem Zusammenhang ist Prescreen als Auftragsverarbeiter iSd DSGVO für die FH Vorarlberg GmbH tätig. Die Datenschutzerklärung von Prescreen ist unter https://prescreen.io/de/privacy-policy-website/ abrufbar.

Zweck der Datenverarbeitung / Datenkategorien

Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung bekannt geben, werden automationsunterstützt verarbeitet und von den Mitarbeitenden der Personalabteilung der FH Vorarlberg für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens verwendet. Darüber hinaus haben die Personen Zugriff, die zur Besetzung von freien Stellen der FH Vorarlberg zuständig sind.

Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind sämtliche Informationen, aus denen Rückschlüsse über Ihre persönlichen oder sachlichen Verhältnisse gezogen werden können oder die Sie identifizierbar machen.

Welche Daten werden gesammelt?
(1) Für die automatisierte Verarbeitung Ihrer Bewerbung werden folgende Daten erhoben und verarbeitet:

Vorname, Nachname, E-Mail und ggf. auch Adresse/Ort, Geburtsdatum, Anrede, Telefonnummer, Staatsbürgerschaft
Von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. Führerschein)
Lebenslauf, insbesondere Angaben zu Berufserfahrung und Ausbildung
Kompetenzen (z.B. Photoshop, MS Office)
Bewerbungsfoto
Qualifikationen, Auszeichnungen und Sprachfähigkeiten
Motivationsschreiben
Dateien und Dokumente, die Sie ggf. hochladen

(2) Über Prescreen wird die schriftliche, elektronische Kommunikation, die zwischen Ihnen und der FH Vorarlberg GmbH stattfindet, gespeichert. Des Weiteren verarbeitet Prescreen Kommentare und Bewertungen die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden.

(3) Um Services auch zukünftig an Ihre Bedürfnisse anpassen zu können und um die problemlose Verwendung unserer Webseite zu ermöglichen, erfasst Prescreen statistische Informationen Ihres Surf-Verhaltens auf der Prescreen-Webseite (z.B. welche Webseitenbereiche Sie anklicken oder Ihre „Log-in“-Zeitpunkte). Diese Daten können zum Zwecke des Supports oder der Service-Optimierung aufgezeichnet und bei Bedarf jederzeit durch den Prescreen-Administrator eingesehen werden.

Cookies
(1) Prescreen verwendet beim Betrieb der Webseite "Cookies". Diese dienen dazu, Ihre Onlinebewerbung nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Sitzungsbezogene "Session-Cookies" werden gelöscht, sobald Sie unsere Website wieder verlassen. Permanente Cookies verbleiben hingegen bis zur Löschung durch Ihren Browser auf der Festplatte Ihres Computers gespeichert (z.B. um später zu einem laufenden Bewerbungsprozess zurückkehren zu können). Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Beachten Sie aber, dass Sie dann in diesem Fall gegebenenfalls nicht alle Funktionen von Prescreen vollumfänglich nutzen können.

(2) Cookies können notwendig sein, um die "Funktionalität" der Webseite aufrecht zu halten. Der Einsatz solcher Cookies ist nicht zustimmungspflichtig und kann daher nicht deaktiviert werden. Cookies die dem Zweck der "Analyse" Ihres Verhaltens auf unserer Website dienen, werden nur mit Ihrer Zustimmung gesetzt. Falls wir zustimmungspflichtige Cookies verwenden, erscheint beim erstmaligen Aufrufen unserer Website ein Cookie-Banner, auf dem Sie der Verwendung von zustimmungspflichtigen Cookies zustimmen können. Sofern Sie zu einem späteren Zeitpunkt Ihre Cookie-Einstellungen ändern möchten, können Sie diese Änderung auf der Website unter dem Bereich "Cookies" vornehmen.

(3) Es folgt eine Aufstellung der verwendeten Cookies.

PHPSESSID	Session Cookie	Funktionalität	Dieses Cookie dient der Identifizierung des Nutzers während der Benutzung von Prescreen. Das Cookie ist für die korrekte Funktionalität zwingend erforderlich.	Das Cookie verliert beim Schließen des Browsers seine Gültigkeit.	jobbase.io
REMEMBERME	Persistent Cookie	Funktionalität	Dieses Cookie dient zur Wiederherstellung einer abgelaufenen Session	Das Cookie verliert nach 2 Wochen seine Gültigkeit.	jobbase.io

Prescreen verarbeitet und nutzt die erhobenen, personenbezogenen Daten zur Erbringung der Prescreen-Dienste, zum Zwecke der Registrierung auf den Websites der FH Vorarlberg und zum Zwecke des Austauschs von Informationen zwischen Bewerbern und der FH Vorarlberg. Prescreen weist darauf hin, dass Ihnen zu Zwecken der Direktwerbung elektronische Nachrichten zu neuen Stellenangeboten der FH Vorarlberg GmbH, für die Sie sich bereits in der Vergangenheit beworben haben, geschickt werden können. Dazu werden Ihr Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Daten, die Sie bei Ihrer vorherigen Bewerbung angegeben haben, verwendet. Der Zusendung dieser Nachrichten kann jederzeit durch E-Mail an personal@fhv.at an das verantwortliche Unternehmen Fachhochschule Vorarlberg GmbH widersprochen werden.

Rechtsgrundlagen

Schutzwürdige Geheimhaltungsinteressen werden bei der Verwendung (das ist jede Art der Handhabung von Daten, also sowohl das Verarbeiten als auch das Übermitteln) von nicht sensiblen Daten nicht verletzt, wenn diese zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder die betroffene Person in die Verwendung eingewilligt hat (Art. 6 Abs 1 lit. a) und b) EU-DSGVO).
Im Hinblick darauf, dass Sie uns Ihre Daten für eine Stellenbewerbung übermitteln und gegebenenfalls ein Dienstverhältnis zustande kommt, übermitteln Sie Ihre Daten im Rahmen einer vorvertraglichen Verpflichtung an uns und sind mit der Datenverarbeitung einverstanden. Sofern Sie mit der automationsunterstützten Verarbeitung nicht einverstanden sind und/oder Ihre Einwilligung widerrufen, kann Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt werden.

Empfängerinnen/Empfänger

Im Falle der Besetzung von Schlüsselpositionen werden Ihre personenbezogenen Daten auch an die Berufungskommission (bestehend aus Geschäftsleitung sowie internen und externen ExpertInnen) übermittelt. Die Mitglieder der Berufungskommission sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und dürfen Ihre Daten nicht für eigene Zwecke nutzen.

Sofern Ihre Bewerbung über das Arbeitsmarktservice (AMS) an die FH Vorarlberg übermittelt wurde, sind wir verpflichtet, das AMS auch über das Ergebnis Ihrer Bewerbung (Zusage/Absage) zu informieren.

Wie bereits in der Präambel angeführt, erfolgt die Verarbeitung über das Recruiting System „Prescreen“. Bei der Zurverfügungstellung von Prescreen wird die Auftragsverarbeitung durch Subauftragsverarbeiter als IT-Dienstleister und im Rahmen von Hosting-Dienstleistungen unterstützt. Diese haben Ihre Unternehmenssitze in Österreich und Deutschland. Falls weitere Auftragsverarbeiter mit einer Wartungstätigkeit beauftragt werden, können diese Auftragsverarbeiter im Zuge ihrer Arbeit Zugriff auf Ihre Daten erhalten. Prescreen verpflichtet die Auftragsverarbeiter in einem solchen Fall vertraglich zur Einhaltung der anwendbaren Datenschutzbestimmungen, sowie der Bestimmungen zu Datenschutz und Geheimhaltung nach diesem Vertrag.

Die FH Vorarlberg GmbH oder Prescreen können rechtlich zur Herausgabe Ihrer Daten verpflichtet sein, wenn sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen des Auftraggebers vor einer Behörde notwendig sind. Soweit die FH Vorarlberg oder Prescreen Ihre Daten in einer Weise nutzen wollen, die über das vorstehend Beschriebene hinausgeht, wird vorab Ihre ausdrückliche Einwilligung eingeholt. Darüber hinaus werden Ihre Daten nicht an Dritte übermittelt.

Datensicherheit

Ihre Daten sind durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen der FH Vorarlberg GmbH und „Prescreen“ geschützt.

Dauer der Datenspeicherung/Datenlöschung

Ist ein Bewerbungsverfahren abgeschlossen, werden die Unterlagen der erfolgreichen Bewerberin/des erfolgreichen Bewerbers in die Personalakte übernommen.

Unterlagen abgelehnter BewerberInnen werden grundsätzlich 7 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht bzw. vernichtet, höchstens jedoch 3 Jahre aufbewahrt.

Längere Speicherfristen können sich auch daraus ergeben, dass die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen vor einer Behörde notwendig sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Daten werden so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung dieser Zwecke erforderlich ist.

Sollten Unterlagen länger aufbewahrt werden, um BewerberInnen eventuell später für eine andere Ausschreibung kontaktieren zu können, wird vor einer Aufnahme der Daten in das EDV-System die Einwilligung der betroffenen Bewerberin bzw. des betroffenen Bewerbers eingeholt

Ihre Rechte

Gerne weisen wir Sie darauf hin, dass Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertrag-barkeit, Widerruf und Widerspruch haben. Anfragen beziehungsweise Anträge in diesem Zusammenhang können Sie an datenschutz@fhv.at richten.

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung erfolgt, können Sie diese jederzeit ebenfalls mittels E-Mail an datenschutz@fhv.at widerrufen, sofern die Verarbeitung aufgrund der berechtigten Interessen der FH Vorarlberg erfolgt, können Sie dagegen begründet Widerspruch erheben, wobei die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungen vom Widerruf unberührt bleibt.

Wenn Sie der Meinung sind, dass eine rechtswidrige Datenverarbeitung vorliegt, ersuchen wir Sie, sich mit der/dem Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@fhv.at in Verbindung zu setzen. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Beschwerde, welche bei der Österreichischen Datenschutzbehörde als zuständiger Aufsichtsbehörde einzubringen ist

Datenschutzhinweis